Små og mellemstore virksomheder arbejder ofte med store mængder information, selvom de ikke har samme økonomiske eller tekniske ressourcer som større koncerner. Salgstal, økonomi, lagerbeholdning, kundedata og produktionsoplysninger kan være fordelt mellem regneark og forskellige fagsystemer. Det gør det vanskeligt at skabe et samlet overblik og kan betyde, at ledelsen træffer beslutninger på baggrund af forældede tal. Power BI er en analyse- og rapporteringsløsning fra Microsoft, som kan samle data og præsentere dem i overskuelige rapporter og visuelle dashboards. For en SMV kan løsningen gøre information lettere at forstå og anvende. Formålet er ikke blot at fremstille flotte grafer, men at give medarbejdere og ledere et fælles billede af virksomhedens situation. Når de relevante tal er tilgængelige, kan virksomheden reagere hurtigere på problemer, følge sine mål og udnytte nye muligheder.

Fra spredte data til overblik med Power BI

Mange SMV-virksomheder bruger Excel til rapportering. Regneark er fleksible, men processen kan blive tidskrævende, når oplysninger hver uge skal kopieres fra flere systemer. Manuelle arbejdsgange øger samtidig risikoen for tastefejl og forskellige versioner af den samme rapport. Power BI kan forbinde til en række datakilder, herunder økonomisystemer, ERP-løsninger, CRM-systemer, databaser, Excel-filer og cloudtjenester.

Salgsarbejdet bliver skarpere gennem Power BI

En handels- eller servicevirksomhed kan bruge Power BI til at følge omsætning, dækningsbidrag, tilbud, ordrer og kundernes købsmønstre. Et dashboard kan vise resultater fordelt på sælgere, produktgrupper, geografiske områder eller perioder. Ledelsen kan hurtigt se, hvilke produkter der vokser, hvilke kunder der handler mindre end tidligere, og hvor salgsbudgettet ikke bliver nået.

Sælgerne kan bruge indsigten til at prioritere deres tid. Hvis en tidligere loyal kunde pludselig reducerer sine køb, kan virksomheden kontakte kunden og undersøge årsagen. Hvis en bestemt varegruppe har høj omsætning, men lav indtjening, kan priser eller rabatter vurderes. Løsningen kan også bruges til at måle, hvor mange tilbud der bliver til ordrer. Power BI fortæller ikke automatisk, hvorfor udviklingen ser ud, som den gør, men hjælper medarbejderne med at stille de rigtige spørgsmål og finde de områder, der kræver opmærksomhed.

Power BI kan styrke økonomistyringen

For mange SMV-virksomheder er likviditet og omkostningskontrol afgørende. Power BI kan give økonomiafdelingen og ledelsen et løbende billede af indtægter, udgifter, budgetafvigelser, debitorer og kreditorer. I stedet for kun at se et samlet månedsresultat kan brugeren undersøge, hvilke konti, afdelinger eller projekter der forklarer en afvigelse.

Et dashboard kan eksempelvis fremhæve kunder med forfaldne fakturaer eller vise udviklingen i virksomhedens faste omkostninger. Projektbaserede virksomheder kan sammenligne forventede og faktiske timer, indtægter og udgifter. Det giver mulighed for at opdage et urentabelt projekt, før tabet bliver større. Rapporteringen skal dog bygge på korrekt bogføring og klare definitioner. Hvis data er ufuldstændige, vil visualiseringen blot gøre de forkerte tal mere synlige. Derfor skal økonomiske rapporter altid afstemmes og kvalitetssikres.

Lager og indkøb optimeres ved hjælp af Power BI

En grossist, butik eller produktionsvirksomhed har kapital bundet i lageret. For mange varer kan skabe unødvendige omkostninger, mens for få varer kan føre til mistede salg og utilfredse kunder. Power BI kan samle oplysninger om lagerbeholdning, vareforbrug, leveringstider, restordrer og indkøb. Virksomheden kan dermed identificere varer, der sælger hurtigt, og varer, som har ligget stille i lang tid.

Indkøbsmedarbejdere kan bruge rapporterne til at vurdere genbestilling og leverandørernes præstationer. Hvis en leverandør ofte leverer for sent, bliver konsekvensen synlig i tallene. Produktionsvirksomheder kan desuden følge materialeforbrug, spild, kapacitetsudnyttelse og leveringsevne. Analysen kan forbedre planlægningen, men den erstatter ikke medarbejdernes erfaring. Sæsonudsving, kampagner og særlige kundeordrer skal stadig indgå i vurderingen.

Kundeservice får nye muligheder i Power BI

En SMV kan også bruge Power BI til at analysere kundeservice. Data om henvendelser, reklamationer, returneringer og svartider kan samles i et fælles overblik. Virksomheden kan se, hvilke produkter der skaber flest problemer, hvornår presset på kundeservice er størst, og hvor lang tid forskellige sagstyper tager at løse.

Indsigten kan bruges til at forbedre både produkter og arbejdsgange. Gentagne reklamationer på en bestemt vare kan pege på et kvalitetsproblem, mens mange spørgsmål om fakturaer kan vise, at dokumenterne er uklare. Ledelsen kan følge udviklingen uden at kontrollere hver enkelt sag. Samtidig skal rapporteringen anvendes ansvarligt. Målinger af medarbejdere bør ses i sammenhæng med sagernes kompleksitet, så hurtighed ikke bliver vigtigere end kvalitet og kundetilfredshed.

Forskellige brancher får forskellig værdi af Power BI

Behovene varierer mellem SMV-virksomheder. En webshop kan følge trafik, konvertering, gennemsnitlig ordreværdi og returneringer. En håndværksvirksomhed kan analysere timer, materialeforbrug, kørsel og indtjening på hver opgave. En produktionsvirksomhed kan overvåge nedetid, fejlproduktion og leveringsevne, mens en rådgivningsvirksomhed kan følge faktureringsgrad, projektøkonomi og medarbejderkapacitet.

Power BI skal derfor ikke implementeres med den samme standardrapport i alle virksomheder. De vigtigste nøgletal skal afspejle virksomhedens strategi og konkrete beslutninger. Et lille antal relevante målinger er ofte mere værdifuldt end et dashboard fyldt med detaljer. Brugerne bør kunne gå fra et overordnet resultat til de data, som forklarer udviklingen, uden at rapporten bliver unødigt kompliceret.

En god start med Power BI kræver klare mål

Virksomheden bør begynde med et afgrænset område, hvor behovet er tydeligt, og data har en rimelig kvalitet. Det kan være en ugentlig salgsrapport, et økonomisk overblik eller en analyse af lageret. Før udviklingen starter, bør brugerne definere, hvilke spørgsmål rapporten skal besvare, hvem der skal bruge den, og hvor ofte oplysningerne skal opdateres.

Det er også nødvendigt at placere ansvar for datakvalitet, adgangsrettigheder og vedligeholdelse. Følsomme økonomi- og personoplysninger må kun være tilgængelige for relevante medarbejdere. Brugerne skal undervises i at læse rapporterne og forstå definitionerne bag tallene. Efter lanceringen bør virksomheden indsamle feedback og løbende forbedre løsningen. En trinvis tilgang gør det muligt at skabe synlig værdi hurtigt og bruge erfaringerne i de næste rapporter.

Langsigtet udvikling skabes med Power BI

Power BI kan hjælpe SMV-virksomheder med at udvikle en mere databaseret kultur, hvor beslutninger understøttes af fælles og aktuelle oplysninger. Gevinsten opstår dog først, når rapporterne bliver en del af de faste arbejdsgange. Ledelsen kan eksempelvis bruge dashboards ved ugentlige møder, mens afdelinger følger deres egne mål og aftaler konkrete handlinger.