Et lagerstyringssystem er en vigtig del af mange virksomheders daglige drift. Det gælder især virksomheder, som har mange forskellige varer på lager, eksempelvis et byggemarked, en produktionsvirksomhed eller en grossist. Et lagerstyringssystem hjælper virksomheden med at holde styr på, hvilke varer der er på lager, hvor mange der er, hvor de befinder sig, og hvornår der skal bestilles nye varer. Systemet kan samtidig give virksomheden information om salg, varebevægelser og lagerets samlede værdi.

Arbejdet med lageret foregår ikke kun blandt medarbejderne, som fysisk håndterer varerne. Lagerstyring har betydning på flere niveauer i virksomheden. Man kan opdele arbejdet i tre virksomhedsniveauer: strategisk, taktisk og operationelt niveau. På hvert niveau bruges lagerstyringssystemet forskelligt, fordi medarbejderne og ledelsen har forskellige opgaver og tidshorisonter.

Strategisk lagerstyringssystem og virksomhedens langsigtede mål

På det strategiske niveau arbejder virksomheden med langsigtede beslutninger. Her vil det typisk være den øverste ledelse, som træffer beslutningerne. Det strategiske niveau kan arbejde med en tidshorisont på flere år og handler blandt andet om, hvordan virksomheden skal udvikle sig i fremtiden.

Et lagerstyringssystem kan på dette niveau bruges til at give ledelsen et overblik over virksomhedens lager og udviklingen over længere tid. Ledelsen kan eksempelvis undersøge, hvor mange penge virksomheden har bundet i lagerbeholdningen. Hvis virksomheden har meget store mængder varer på lager, kan det betyde, at der er bundet unødvendigt meget kapital.

Ledelsen kan derfor beslutte, at virksomheden fremover skal arbejde med mindre lagre og hyppigere leverancer. En anden strategisk beslutning kan være at investere i et nyt og mere avanceret lagerstyringssystem, som kan automatisere flere processer og give bedre data.

På det strategiske niveau kan virksomheden også beslutte, hvor lagrene skal placeres. Hvis en virksomhed vokser og får kunder i hele landet, kan ledelsen eksempelvis overveje, om der skal etableres flere lagre. Data fra lagerstyringssystemet kan hjælpe ledelsen med at vurdere, hvor varerne sælges, og hvor efterspørgslen er størst.

Lagerstyringssystem som en del af den strategiske udvikling

Et lagerstyringssystem kan også spille en rolle i virksomhedens overordnede konkurrencestrategi. Hvis virksomheden ønsker at konkurrere på hurtig levering og god kundeservice, skal lageret være indrettet til at understøtte dette mål. Det kan betyde, at virksomheden vælger at have en større lagerbeholdning af populære produkter, så kunderne ikke skal vente på varerne.

Hvis virksomheden i stedet ønsker at konkurrere på lave priser, kan fokus være på at reducere lageromkostningerne. Her kan virksomheden forsøge at have færre varer på lager og arbejde med mere præcise bestillinger.

På denne måde kan lagerstyringssystemet levere de informationer, som ledelsen skal bruge til at træffe strategiske beslutninger. Systemet bliver dermed ikke kun et værktøj til at tælle varer, men også et vigtigt redskab i virksomhedens langsigtede planlægning.

Taktisk lagerstyringssystem og planlægning

På det taktiske niveau bliver virksomhedens strategiske beslutninger omsat til mere konkrete planer. Her arbejder man typisk med en tidshorisont på nogle måneder eller op til et par år. Det taktiske niveau kan eksempelvis bestå af afdelingsledere, indkøbsansvarlige og lagerchefer.

Et lagerstyringssystem kan her bruges til at planlægge, hvor store mængder virksomheden skal bestille. Hvis ledelsen strategisk har besluttet, at lagerbeholdningen skal reduceres, skal de taktiske medarbejdere finde ud af, hvordan dette kan gennemføres i praksis.

De kan eksempelvis ændre virksomhedens genbestillingspunkter. Et genbestillingspunkt viser, hvornår en vare skal bestilles igen. Hvis en bestemt type skrue sælger hurtigt, kan systemet eksempelvis automatisk give besked, når lagerbeholdningen kommer under et bestemt antal.

På det taktiske niveau kan medarbejderne også analysere, hvilke produkter der sælger mest. Det gør det muligt at prioritere lagerpladsen og sikre, at de mest populære produkter altid er tilgængelige.

Lagerstyringssystem til sæsoner og efterspørgsel på taktisk niveau

Sæsoner kan have stor betydning for den taktiske lagerstyring. Det gælder eksempelvis i et byggemarked, hvor efterspørgslen på forskellige produkter ændrer sig gennem året. Om foråret og sommeren kan der være større efterspørgsel på terrassebrædder, havemøbler, udendørs maling og haveredskaber. Om efteråret og vinteren kan efterspørgslen i højere grad være rettet mod isolering og produkter til indendørs renovering.

Et lagerstyringssystem kan indeholde historiske data, som viser salget fra tidligere år. De taktiske medarbejdere kan bruge disse oplysninger til at lave prognoser for den kommende sæson.

Hvis virksomheden eksempelvis solgte 5.000 poser med et bestemt produkt sidste forår, kan dette bruges som udgangspunkt for næste års indkøb. Man skal dog også tage højde for ændringer i markedet, priser, kampagner og kundernes efterspørgsel.

Det taktiske arbejde handler derfor om at omsætte data fra lagerstyringssystemet til konkrete planer for indkøb, bemanding og lagerkapacitet.

Operationelt lagerstyringssystem i den daglige drift

På det operationelle niveau handler arbejdet om virksomhedens daglige aktiviteter. Her arbejder blandt andet lagermedarbejdere, butiksmedarbejdere og andre medarbejdere, som håndterer varerne i praksis.

Et lagerstyringssystem bruges eksempelvis, når virksomheden modtager nye varer. Når en levering ankommer, registrerer medarbejderne varerne i systemet. Lagerbeholdningen bliver derefter opdateret, så virksomheden kan se, at produkterne er kommet på lager.

Når en vare bliver solgt eller sendt til en kunde, bliver lagerbeholdningen tilsvarende reduceret. På denne måde kan medarbejderne løbende se, hvor mange enheder der er tilbage.

Systemet kan også vise, hvor varen fysisk befinder sig. I et stort lager kan der være tusindvis af forskellige produkter, og derfor kan det være meget tidskrævende at finde en bestemt vare uden et digitalt system. Medarbejderen kan eksempelvis se, at varen befinder sig på en bestemt reol og lagerplads.

Lagerstyringssystem og kontrol på operationelt niveau

Det operationelle niveau handler også om at sikre, at oplysningerne i lagerstyringssystemet passer med det fysiske lager. Der kan opstå fejl på grund af forkerte registreringer, beskadigede varer, tyveri eller varer, der bliver placeret forkert.

Derfor kan medarbejderne foretage lageroptællinger. Her sammenlignes den fysiske beholdning med den beholdning, som systemet viser. Hvis lagerstyringssystemet eksempelvis viser 100 enheder, men medarbejderen kun kan finde 95, skal forskellen undersøges og registreres.

Præcise lagerdata er vigtige, fordi andre dele af virksomheden træffer beslutninger på baggrund af oplysningerne. Hvis systemets data er forkerte, kan virksomheden eksempelvis komme til at love en kunde en vare, som reelt ikke findes på lageret.

Lagerstyringssystem skaber sammenhæng mellem virksomhedsniveauerne

Et lagerstyringssystem skaber forbindelse mellem det strategiske, taktiske og operationelle niveau. De operationelle medarbejdere registrerer de daglige bevægelser på lageret, og disse data kan efterfølgende bruges på taktisk og strategisk niveau.

På operationelt niveau handler det primært om den daglige håndtering af varer. På taktisk niveau handler det om at bruge informationerne til at planlægge indkøb, lagerbeholdning og sæsoner. På strategisk niveau bruges informationerne til langsigtede beslutninger om blandt andet investeringer, lagerstruktur og virksomhedens konkurrencestrategi.

Et velfungerende lagerstyringssystem kan derfor have stor betydning for hele virksomheden. Når de tre niveauer arbejder sammen og bruger de samme informationer, bliver det lettere at have de rigtige varer til rådighed på det rigtige tidspunkt. Samtidig kan virksomheden reducere lageromkostninger, undgå unødvendige restlagre og forbedre kundeservicen. Lagerstyringssystemet bliver dermed et vigtigt værktøj, som både understøtter den daglige drift og virksomhedens langsigtede udvikling.